Pelaksanaan Sistem Informasi pada Jasa Pengiriman Barang di Kantor Pos Indonesia

Pelaksanaan Sistem Informasi pada Jasa Pengiriman Barang di Kantor Pos Indonesia


A.    Pendahuluan
Sejak zaman dahulu, telah banyak orang yang menginginkan berinteraksi dengan cepat dalam wilayah yang berbeda, tanpa bertemu langsung dengan orang yang ingin dituju. Termasuk didalamnya mengenai pengiriman barang.
Sebelum adanya transportasi yang maju, dahulu orang mengirimkan barang hanya menggunakan transportasi sederhana mulai dari mengendarai sepeda sampai dengan kendaraan bermotor. Namun keinginan tercapainya pengiriman barang secara cepat dan aman belum terpenuhi, hal ini karena masih terbatasnya alat transportasi, tekhnologi informasi dan pengelolaan manajemen yang belum berkembang.

Minimnya alat komunikasi untuk memudahkan masyarakat, membuat  Pos Indonesia selalu meperbaharui pelayanan. Seiring berkembangnya kemajuan tekhnologi system informasi membuat pelayanan jasa pengiriman barang yang dilakukan Pos Indonesia kini lebih sistematis karena terkoneksi dengan jaringan internet dan dengan dilengkapi ketersediaannya sarana dan prasarana pendukung sehingga pelayanan lebih tersistematis, cepat dan aman

Penggunaan tekhnologi system informasi dalam pengiriman barang dilakukan dengan system komputerisasi yang terhubung dengan kantor pusat.  Namun sejalan dengan penggunaan system informasi dalam pengiriman barang risiko terjadinya kesalahan masih dapat dimungkinkan, sehingga hal ini yang perlu dilakukan pengembangan lebih lanjut untuk mendapatkan sistemn informasi yang lebih baik dalam jasa pengiriman.


Pos Indonesia merupakan sebuah badan usaha milik negara (BUMN) Indonesia yang bergerak di bidang layanan pos. Saat ini, bentuk badan usaha Pos Indonesia merupakan perseroan terbatas dan sering disebut dengan PT. Pos Indonesia. Bentuk usaha Pos Indonesia ini berdasarkan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 1995. Peraturan Pemerintah tersebut berisi tentang pengalihan bentuk awal Pos Indonesia yang berupa perusahaan umum (perum) menjadi sebuah perusahaan (persero). Pos Indonesia memiliki Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga yang dicatatkan di Akta Notaris Sutjipto, S. H. Nomor 117 pada tanggal 20 Juni 1995 yang juga telah mengalami perubahan sebagaimana yang dicatatkan di Akta Notaris Sutjipto, S. H. Nomor 89 pada tanggal 21 September 1998 dan Nomor 111 pada tanggal 28 Oktober 1998.


B.    Pembahasan
Didalam prosedur Agen Pos, harus bersinkronisasi kepada Pos Indonesia. Fungsinya agar dapat terkendali dan terproses dengan lancar. Adapun resiko-resiko keamanan dalam agen Pos indonesia sampai terkirimnya barang sebagai berikut:

1.    Pelaksanaan Sistem Informasi Jasa Pengiriman Barang
Didalam jasa pengiriman barang melalui agen pos prosedur yang dilakukan menggunakan system komputerisasi dalam pelayanannya. sebelum mengoperasikan prosedur pengiriman barang, akan muncul tampilan seperti ini.

Prosedur prosedurnya adalah:

a)    sinkronisasi system aplikasi
kegiatan ini dilakukan untuk menyambungkan koneksi system aplikasi kejaringan kantor pos cabang. Cara yang dilakukan dengan mengklik gambar “sinkronisasi”

b)    melakukan log in transaksi loket
kegiatan ini dilakukan jika adanya transaksi pengiriman barang. Cara yang dilakukan dengan mengklik gambar “transaksi loket” kemudian akan muncul perintah untuk log ini.
Log in dilakukan dengan mengisi user dan password, kemudian akan timbul beberapa menu yaitu:
-Pengiriman individu
-Cetak backsheet
-Neraca

Kemudian jika terjadi transaksi pengiriman barang, klik menu “Pengiriman Individu”, setelah itu akan muncul tampilan sebagai berikut.

Pada gambar diatas prosedur selanjutnya adalah dengan mengetik nomor resi yang akan dicetak. Kemudian akan tampil menu pilihan jenis pengiriman, untuk selanjutnya akan dipilih kriteria jenis paket pengiriman sesuai permintaan dari pengirim kemudian di enter sebagai persetujuan.
Setelah itu mengetik menu kode pos, berat barang, nilai barang (asuransi), isi kiriman, pembayan untuk kelengkapan data
Selanjutnya mengetik menu penerima sebagai data pengiriman berupa nama, alamat, trelepon dan kota. Setelah itu dilanjutkan mengetik menu pengirim berupa nama, alamat, telepon dan kota. Kemudian secara otomatis data-data tersebut akan terkoneksi ke jaringan kantor pos cabang.
Proses selanjutnya adalah mencetak resi dengan mengenter tampilan “proses”, kemudian resi akan tercetak dengan mesin print out dan diberikan kepada pengirim sebagai bukti transaksi pengiriman

c)    Melakukan cetak backsheet dan neraca.
Kegiatan ini dilakukan setelah selesainya semua transaksi kemudian dilakukan rekapitulasi data transaksi barang.


2.    Risiko Pelaksanaan Sistem Jasa Pengiriman Barang

Pelaksanaannya pengiriman barang dilakukan dengan system aplikasi untuk menghimpun data transaksi pengiriman sebagai laporan dan data yang terhubung ke kantor pos cabang. Didalam pelaksanaannya terdapat resiko yang dapat menyebabkan kesalahan. Berikut resiko yang mungkin terjadi adalah:

a.    Kesalahan menginput data transaksi pengiriman
b.    Kesalahan mengetik alamat yang dituju
c.    Tidak dilengkapinya alamat kode pos pengiriman
d.    Kesalahan dalam melakukan penimbangan barang
e.    Terjadinnya troubleshooting jaringan internet


C.    Kesimpulan Dan Saran

1.    Kesimpulan

a)    Pelaksanaan pengiriman barang melalui pos Indonesia dilakukan dengan system aplikasi yang terkoneksi dengan kantor pos cabang, sehingga terjadi kecepatan laporan dan informasi transaksi pengiriman

b)    Pengimpunan data transaksi pengiriman dilakukan dengan mengisi kelengkapan dengan yang sudah teraplikasikan

c)    Didalam proses penginputan data, banyak terjadi risiko kesalahan yang menyebabkan ketidakseuuaian antara data pengiriman yang diinput dengan data yang tertulis dibarang, maupun risiko lainnya karena tidak dilengkapinya alamat kode pos dan gangguna jaringan

2.    Saran

a)    Dalam mengurangi risiko kesalahan dalam menginput data pengiriman, perlu adanya verifikasi data yang dilakukan secara sistematis didalam aplikasi, sehingga kekurangan atau kesalahan data akan muncul didalam layar sebagai peringatan untuk dikoreksi

b)    Perlu dilakukkannya verifikasi manual dari data yang terhimpun untuk dicocokan dengan alamat pengiriman yang tertulis dipaket barang